Von jetzt auf gleich von zuhause arbeiten... Teil 3

Ein Beitrag von Dana und Johanna

Ein Einblick in das Onboarding von CodeCamp:N in Zeiten von Corona

Der erste Tag und keiner geht hin - Remote Onboarding in Zeiten von Corona

Arbeitsplätze vom Büro in die eigenen vier Wände verlegen, sich mit den Kollegen in Teams-Besprechungen statt Face-to-Face Meetings austauschen und CodeCamp:N-Jogginghose statt Jeans tragen. So langsam scheint sich das Remote-Arbeiten einzupendeln. Man vermisst den persönlichen Austausch und die produktive Stimmung im Büro. Aber man findet sich mit der Situation ab und freut sich schon wieder, wenn alles beim Alten ist.

Aber wie ist es, wenn man dieses „Alte“ gar nicht kennt? Mittlerweile arbeiten 13 Personen im CodeCamp:N, die noch nicht einen Tag in den Büroräumen verbracht haben und meist nur zwei Mitarbeiter aus dem Vorstellungsgespräch kennen, weil ihr erster Tag schon zu Zeiten von Corona war.

Viele Unternehmen stoppen auf Grund der wirtschaftlichen und unternehmensinternen Lage die Einstellungsprozesse, verschieben Einstellungen oder sagen sie komplett ab. Da uns keine wirtschaftlichen Gründe davon abhalten weiterzuwachsen und wir davon überzeugt sind, dass jeder Mitarbeiter, für den wir uns entscheiden, flexibel und eigenständig genug ist, diese Situation mit uns zu meistern, haben wir auch in Zeiten von Corona keinen Grund gesehen, ein Onboarding abzusagen.

Die aktuellen besonderen Umstände beeinflussen unser Arbeitsleben im CodeCamp:N in vielen Bereichen. Nachdem unsere Kollegen Florian und Dominik schon berichtet haben, wie das Krisenmanagement und die IT-Prozesse in den letzten Wochen funktioniert haben, wollen wir euch vom ersten Remote-Onboarding bei CodeCamp:N erzählen. Soviel sei gesagt: Jeder neue Kollege hat zufrieden und motiviert den ersten Tag überstanden, aber wir haben auch den persönlichen Kontakt und die einladenden Räumlichkeiten vermisst.

10.03.2020 (1.457 bestätigte Covid-19-Fälle in Deutschland)

In der ersten offiziellen E-Mail unserer Corona Taskforce werden erste Weichen dafür gestellt, Homeoffice tendenziell möglich zu machen. Wir machen uns erste Gedanken, wie wir die neuen Kollegen abholen, weil auch sie sich bald fragen werden, wie ihr Start in den neuen Job aussehen wird. Denn auch im April bekommen wir zwölf (!) neue Mitarbeiter. Das ist die zweithöchste Einstellungszahl seit der Gründung von CodeCamp:N, nur getoppt vom März, denn der Semesterstart macht sich bemerkbar. Wie also kann das remote gut gehen?!

12.03.2020 (2.078 bestätigte Covid-19-Fälle in Deutschland)

Die Corona Taskforce gibt bekannt, dass alle Kollegen Vorbereitungen treffen sollen, da ab dem darauffolgenden Tag bis zum nächsten Mittwoch vorerst Homeoffice für alle gilt.

13.03.2020 (3.675 bestätigte Covid-19-Fälle in Deutschland)

Wie unter normalen Bedingungen informieren wir alle neuen Kollegen vorab über den Ablauf ihres ersten Arbeitstages und was bis dahin noch erledigt werden muss. Aber wie informieren wir über etwas, das wir noch nicht genau wissen? Aus den normalerweise zwei verschickten E-Mails wird ein wöchentliches Update zu unserer Situation – immer mit den neusten Infos, die wir auch von unserer Corona Taskforce bekommen. Zunächst planen wir also für beide Situationen: Wir reservieren weiter Räume und Termine für den Fall, dass wir zurück ins Office dürfen, und planen zusätzlich ein immer wahrscheinlicher werdendes Remote-Onboarding.

16.03.2020 (7.272 bestätigte Covid-19-Fälle in Deutschland)

Die Phase des Homeoffice wird bis zum 27. März verlängert. Wir fragen uns: Wie wahrscheinlich kann es sein, dass die Situation vier Tage später so viel anders ausschaut, wenn in den Nachrichten davon die Rede ist, dass Deutschland vermutlich erst am Anfang der Infektionswelle steht?

19.03.2020 (15.320 bestätigte Covid-19-Fälle in Deutschland)

Da wir einige organisatorische Themen haben, die wir nicht auf den letzten Drücker planen können, treffen wir die Entscheidung, das Onboarding komplett remote zu planen – sicher ist sicher.

23.3.2020 (27.546 bestätigte Covid-19-Fälle in Deutschland)

Eine Herausforderung des Remote-Onboardings ist die Ausstattung mit Hardware. Nachdem der erste Tag im CodeCamp:N sich für die neuen Kollegen oft wie ein zweites Weihnachten anfühlt, wollten wir diesen Wohlfühlfaktor natürlich auch in das Remote-Onboarding aufnehmen – komplett kontaktlos, versteht sich.

Ganz unkonventionell fragen wir die neuen Kollegen also nach Kleidungsgröße und einem Zeitraum, wann wir die Starterpacks ausliefern können.

Vieles ist plötzlich schwieriger als sonst, denn nicht nur die CodeCamper sind jetzt im Homeoffice. Viele Firmen rüsten kurzfristig nach und es kommt bei Laptops und Handys zu Lieferengpässen.

Wir machen uns auch schon Gedanken über den Tag selbst: Die größte Schwachstelle eines Remote-Onboardings bei CodeCamp:N ist das persönliche Kennenlernen, die „Na wer bist du denn?“-Frage an der Kaffeemaschine, der Händedruck vom Geschäftsführer persönlich.

Wir stecken die Köpfe zusammen und überlegen, wie wir die Kennlernrunde so interaktiv wie möglich gestalten können. Als die Bedenken geäußert werden, dass die Ideen zu ungewöhnlich sind, muss unsere Kollegin Jenny uns wieder einfangen: Unkonventionelle Lösungen sind unverzichtbar, aber können nur funktionieren, wenn die Moderatoren dahinterstehen.

27.03.2020 (50.871 bestätigte Covid-19-Fälle in Deutschland)

Damit die neuen Kollegen auch ein bisschen von der Liebe zum Detail mitbekommen, auf die wir am ersten Tag so viel Wert legen, packen wir Pakete mit Laptop, Kopfhörern, CodeCamp:N-Kleidung und einigen Kleinigkeiten.

Pakete mit Hardware und Merch

Die Kollegen bekommen ein letztes Update zum ersten Tag und die Info, dass wir zwei Tage vor dem ersten Arbeitstag vorbeikommen, um die Pakete auszuliefern, bzw. teilen wir die Sendungsnummer für die Pakete mit, die wir postalisch sogar bis in die Quarantäne nach NRW schicken.

30.03.2020 (66.885 bestätigte Covid-19-Fälle in Deutschland)

Die eine Hälfte der Pakete wird mit der Post verschickt und die andere persönlich von den CodeCamp:N-Osterhasen Johanna und Robin ausgefahren. Bei den Paketen bleibt der Nervenkitzel: Was passiert, wenn ein Paket nicht rechtzeitig ankommt oder verloren geht? Schnell aber kommt das Feedback, dass alles gut angekommen ist und freudige Reaktionen über die Care-Pakete.

glücklicher Kollege

01.04.2020 (77.872 bestätigte Covid-19-Fälle in Deutschland)

Obwohl wir uns am Anfang viele Sorgen gemacht haben, ob alles funktioniert, sind um 09:03 Uhr alle ohne weitere Probleme am Start. Teams funktioniert, alle haben sich vorgestellt. Schon während den E-Mails hat HR-Praktikantin Dana sich immer gefreut, wie offen alle für die ungewöhnliche Homeoffice-Situation sind, auch jetzt sind alle gut gelaunt und motiviert, es gibt kein Durcheinander trotz vieler Informationen und Fragen.

„Ich muss zugeben ich war ein bisschen aufgeregt vor meinem ersten Tag via Homeoffice, weil ich das einfach noch nie gemacht habe und eigentlich ein großer Fan von persönlichem Kontakt bin ABER ihr habt das wirklich alles so super gestaltet! Man hat sich direkt in der CodeCamp:N-Familie aufgenommen gefühlt und es war einfach gar nicht merkwürdig. Jeder ist zu Wort gekommen und man konnte alle grob kennenlernen. Am Ende sitzen dann doch einfach alle im gleichen Boot und dazu auch noch in einem ziemlich coolen! Ich freu mich auf die Zeit und bedanke mich für den wunderbaren Start.“ - Doro



Um dafür zu sorgen, dass alle Kollegen sich willkommen fühlen und die Chance bekommen, sich gegenseitig ein bisschen kennenzulernen, haben wir verschiedene Präsentationen initiiert. Wie wurde CodeCamp:N gegründet? Was tun wir eigentlich? Mit einer Präsentation von Florian und einer kleinen, lockeren Selbstvorstellung der anderen Enabler bekamen die neuen Camper schon den ersten Eindruck von der üblichen lockeren CodeCamp:N-Atmosphäre. In den kommenden Tagen werden sie durch die Vorstellung aller Projekte und Produkte außerdem weitere CodeCamper kennenlernen. Zusätzlich bekommt jeder neue Mitarbeiter einen Buddy außerhalb des eigenen Teams zur Seite gestellt, um die Mitarbeiter auch außerhalb des Projektalltags untereinander zu vernetzten.

Teams Call

Die Einführung in alle Programme klappt und am Ende des Tages freuen sich alle, in ihre Teams einsteigen zu können und den ersten Feierabend zu genießen. Auch wir sind am Ende des Tages glücklich, alle Kollegen so reibungslos begrüßt haben zu können und über viel positives Feedback.

„Also den Onboarding-Prozess empfand ich den Umständen entsprechend mehr als professionell! Hatte vorher wirklich die Befürchtung, dass es komplizierter werden könnte in die ganzen Arbeitsprozesse einzusteigen, aber ihr habt das sehr sehr gut gemeistert! Großes Kompliment dafür.“ - Uwe



14.04.2020 (91.159 bestätigte Covid-19-Fälle in Deutschland)

Nach dem Onboarding ist vor dem Onboarding: Als unsere Kollegen aus dem Recruiting vorsichtig angefragt wurde, ob eine weitere Einstellung nach Ostern möglich wäre und wir bejahten, wurde mal wieder ein Paket gepackt und diesmal mit Einzelbetreuung durch Dana ein weiterer Kollege remote ongeboarded – dieses Mal schon mit ein bisschen mehr Übung.

Auch wenn wir den Dreh langsam raushaben und das Gefühl, dass der CodeCamp:N-Spirit auch per Teams bei unseren neuen Kollegen angekommen, konnte das Remote-Onboarding natürlich nicht alles ersetzten - eine Büroführung und Kaffeemaschineneinweisung folgen in der Post-Corona-Zeit. Und wir freuen uns, die bekannten Gesichter jetzt auch persönlich zu treffen.

Unsere wichtigsten Learnings aus der Coronakrise für CodeCamp:N:


    Learning 1: Transparenz gibt Sicherheit

    Für die zukünftigen Mitarbeiter ist Corona ein wichtiges und auch emotionales Thema. In den Nachrichten ist zu sehen, wie Corona den Arbeitsmarkt disputiert und vermutlich hat jeder einen Bekannten, der in Kurzarbeit gehen musste oder vielleicht sogar während der Probezeit entlassen wurde. Wir haben von Anfang an unser Bestes gegeben, die neuen Kollegen auf dem neuesten Stand zu halten, wie sich unser Arbeitsalltag verändert, um so das Gefühl zu geben: Wir bekommen das hin und wir planen mit DIR.


    Learning 2: Pragmatismus wird wertgeschätzt

    Die zeitintensive Vorbereitung und Austeilung von Hardware zahlt sich aus. Eine gute Portion Pragmatismus, der in der aktuellen Zeit gebraucht wird, schafft hier einen überaus positiven Touchpoint noch vor dem ersten Arbeitstag.


    Learning 3: Kreativität zahlt sich aus

    Für die soziale Komponente unseres Onboardings mussten wir unser Repertoire an Kennlernspielen durchforsten und auf „Videocall-Tauglichkeit“ prüfen. Wir können sagen: Es hat sich gelohnt.


    Learning 4: Mindset ist Schlüssel zum Erfolg

    Selbständiges Arbeiten, Verständnis für ungewöhnliche Workarounds und die Disziplin, einen kompletten Tag fokussiert und interessiert zu bleiben, waren für uns die Grundlage eines gelungenen Onboardings. Vielen Dank an alle zwölf Kollegen, die diese Premiere zum Erfolg gemacht haben.





Blitzerbild

Wenn Pragmatismus seinen Preis hat. Beim Hardware-Pakete ausliefern wurde ein CodeCamper, der nicht erkannt werden will, am Ende dann doch noch geblitzt.