So läuft eine Remote Bewerbung bei uns ab

Der Plan stand: CodeCamp:N wollte zwei angehenden Scrum Mastern die Möglichkeit bieten, in einem Trainee-Programm alles Wichtige zu lernen, um ein eigenes Scrum Team zu führen. Wir waren uns sicher, dass wir durch Bewerbungsvideos und ein Assessment Center die perfekten Kandidatinnen und Kandidaten finden könnten. Das Problem: Das geplante Assessment Center vor Ort konnte aufgrund des Coronavirus nicht stattfinden.
Was gab es für eine Alternative? Als Arbeitgeber wollten wir ja trotzdem sehen, wie sich die Bewerberinnen und Bewerber in einer Gruppe verhalten würden und sie besser kennenlernen, als es in einer Stunde Vorstellungsgespräch möglich ist. Schließlich sollen sie ja später sechs Monate von unseren erfahrenen Scrumies eng betreut werden.

Die Lösung – Ein Online Assessment Center

Aber das CodeCamp:N wäre nicht CodeCamp:N, wenn wir nicht auch dafür eine Lösung finden würden. Ein Konzept für ein Assessment Center, das wir schon für unsere dualen Studierenden ausgearbeitet hatten, wurde daher kurzerhand in ein Online Assessment Center umgewandelt. Alles von der Planung bis zum Assessment Center selbst wurde online durchgeführt.
Die Unsicherheit war erstmal groß und wir hatten viele Bedenken: Wie können wir sichergehen, dass wir alle Teilnehmenden gleichzeitig sehen?
Schaffen wir es, die Bewerbenden aus der Reserve zu locken?
Kann man sie überhaupt wirklich kennenlernen, wenn man sie nicht persönlich trifft?
Die Antwort:
Ja, kann man.

Heute kann ich sagen: Wir haben es geschafft, für das Scrum Master Trainee Programm zwei erfolgreiche Online Assessment Center durchzuführen und mussten uns aus 12 fantastischen Kandidaten entscheiden.

Die Vorbereitung

Dank des bestehenden Assessment Center-Konzepts für das duale Studium mussten wir nicht ganz von vorne anfangen. Im ersten Schritt haben wir den Zeitplan angepasst, mehr Pausen eingeplant und überlegt, wie man die verschiedenen Aufgaben online durchführen kann.

Der Zeitplan

Der Zeitplan wurde allen Beteiligten vorab zugeschickt. Alle Teilnehmenden erhielten einen individuellen Plan, auf dem die verschiedenen Stationen des Tages abgebildet waren. Da wir sicher gehen wollten, dass wir vor allem bei der Gruppenarbeit die Mimik und Gestik der Bewerbenden beobachten könnten, war uns wichtig, dass wir alle gleichzeitig sehen konnten. Daher fiel die Entscheidung auf das Online-Tool Jitsi, da man bei Microsoft Teams, das wir normalerweise nutzen, nur neun Teilnehmenden gleichzeitig sehen konnte. In der personalisierten Einladung verschickten wir drei Links für die Meetings mit den verschiedenen Aufgaben.

Individuell angepasster Laufzettel für die Teilnehmenden des Online Assessment Center
Individuell angepasster Laufzettel für die Teilnehmenden

Pro Assessment Center waren sechs Bewerberinnen und Bewerber eingeladen. Dazu kamen Daniel und Marko als Scrum Master sowie Jenny, Flo und ich (Celine) aus dem HR-Team. Ich war für den Ablauf und die Organisation der beiden Tage zuständig, sodass sich die anderen ganz auf die Vorstellungsgespräche und das Beobachten konzentrieren konnten.

Die Durchführung

Wird es technische Probleme geben? Werden Marko und Daniel mit dem Ergebnis zufrieden sein? Können die beiden die Bewerbenden durch die Aufgaben gut genug einschätzen?

Das waren einige der vielen Fragen, die mir nachts vor dem ersten Assessment Center durch den Kopf gingen.

Der Vormittag

Am 26.05.2020 war es endlich soweit und um Punkt 10:00 Uhr waren tatsächlich alle Teilnehmenden anwesend. Die erste Hürde war geschafft! Im Video-Call konnten wir alle gut hören und sehen. Beim zweiten Assessment Center gab es ein paar mehr technische Schwierigkeiten, aber auch diese lösten wir erfolgreich, sodass alle aktiv am Assessment Center teilnehmen konnten.

Nach einer kurzen Begrüßung präsentierte Jenny das CodeCamp:N, unsere Philosophie und was uns ausmacht. Anschließend erklärte Daniel, wie er zu der Idee für ein Scrum Master Trainee Programm gekommen war und was die Bewerber im Trainee-Programm erwarten würde.

Beim nächsten Programmpunkt konnten sich je zwei Bewerberinnen und Bewerber besser kennenlernen und sollten sich anschließend gegenseitig in der großen Runde vorstellen. Dazu gab es Leitfragen, die den Teilnehmenden eine Orientierung für mögliche Fragen gaben. Da sich viele so gut verstanden, nutzten sie sogar die Pause um sich weiter zu unterhalten.

Leitfragen für die Einzelpräsentation des Online Assessment Center
Leitfragen für die Einzelpräsentation

Die Vorstellungen waren locker und alle haben einander wahnsinnig wertschätzend vorgestellt. Schon da konnten wir die gute Stimmung und Dynamik der Gruppe spüren.

Da wir dem Zeitplan ein wenig voraus waren, bot sich die Gelegenheit, sich in entspannter Runde noch besser kennenzulernen. Es wurden Bilder von Hochzeiten, Babys und Haustieren gezeigt und letztendlich entwickelte sich eine kleine fachliche Diskussion zum Thema Scrum. Bis um 13:00 Uhr hatten dann auch alle eine kurze Pause eingelegt, um sich etwas zu essen zu organisieren.
Für mich war es sehr schön, alle Anwesenden besser kennenzulernen und mehr über sie zu erfahren. Obwohl der Anlass ein Assessment Center war, bei dem natürlich auch Nervosität im Spiel war, wurde viel gelacht und man konnte einander besser einschätzen.

“Die Stimmung war super positiv, das hat mich ganz schön überrascht. Sowohl von den Interviewern als auch den Bewerbern habe ich weder Druck noch Konkurrenzdenken wahrgenommen und es war für mich eine tolle Atmosphäre, um die anderen kennenzulernen und mich zeigen zu dürfen.”

- Neele, Bewerberin



Einblick aus unserem ersten Online Assessment Center
Einblick aus unserem ersten Assessment Center

Der Nachmittag

Nachdem der Vormittag relativ entspannt mit vielen angenehmen Gesprächen vonstattenging, wurden die Bewerbenden am Nachmittag auf Herz und Nieren geprüft. Los ging es mit einer Einzelaufgabe, in der wir ihre Empathie und Selbsteinschätzung besser kennenlernen wollten. Anschließend ging es direkt mit der Gruppenaufgabe weiter.

Die Gruppenarbeit war die größte Herausforderung in der Vorbereitung. Wir wollten sehen, wie die Teilnehmer sich in der Gruppe verhalten würden und welche Rolle sie einnehmen würden. Für die klassische Marshmallow Challenge, bei der man aus Spaghetti, Kreppband und einem Marshmallow einen Turm baut, musste ein Ersatz gefunden werden. Daniel kam die Idee, dass wir das Conceptboard benutzen können, mit dem er schon erfolgreich ein PI-Planning durchgeführt hatte (Mehr dazu könnt ihr in seinem Blogbeitrag lesen). Conceptboard ist ein digitales Whiteboard, an dem alle gleichzeitig arbeiten könnten. Bei der Aufgabe ging es hauptsächlich darum, zu sehen wie die Bewerberinnen und Bewerber im Team agieren würden. Da wir gleichzeitig in unserem Jitsi Online-Meeting waren, konnten wir selbst die Mimik der Teilnehmenden live verfolgen.


Einblick aus unserem zweiten Online Assessment Center
Einblick aus der zweiten Runde unseres Assessment Centers

“Ich wurde im Interview ordentlich gegrillt. Es war ein Stresstest, der mir Freude bereitet hat, da wir uns die Bälle immer wieder gegenseitig hin und her gespielt haben.”

- Fabian, Bewerber



Nach einer kurzen Pause ging es mit den Interview-Slots weiter. Marko und Flo hatten die eine Hälfte der Bewerbenden im Gespräch, Daniel und Jenny die andere. Während die ersten beiden Teilnehmenden in ihren Interviews mit Fragen von den vier CodeCamperinnen und CodeCampern herausgefordert wurden, gab es für die übrigen vier Bewerbenden einen Wissenstest. Abwechselnd durchliefen die Teilnehmenden dann die verschiedenen Stationen und hatten zwischendurch auch eine Pause, um sich zu erholen. Nichtsdestotrotz wurde die Pause im allgemeinen Channel mit mir und den anderen Bewerbenden verbracht, um sich weiter auszutauschen und besser kennenzulernen.

Abschließend gab es eine Fragerunde, in der wir alle restlichen Fragen der Teilnehmenden klärten.

“Ich war sehr gespannt, wie ein Assessment Center mit 6 Kandidaten und 5 CodeCampern remote gut ablaufen kann und war sehr positiv überrascht. Der Tag war zwar sehr anstrengend, aber auch super schön und es war toll, die anderen Kandidaten kennengelernt zu haben. Großes Lob an der Stelle auch nochmal an Celine für die tolle Organisation, den absolut exakten Zeitplan und die super Moderation durch den ganzen Tag!”

- Katharina, Bewerberin



Die Nachbereitung

Die anschließende Entscheidung nach den beiden Assessment Centern fiel uns nicht leicht. Wir haben 12 tolle Menschen kennengelernt, die menschlich alle super zu uns ins Camp gepasst hätten. Trotzdem mussten wir uns entscheiden. Um uns nicht rein von unserem Bauchgefühl leiten zu lassen, machten wir uns Notizen zu bestimmten Kategorien und besprochen diese dann gemeinsam.
So konnten wir eine fundierte Entscheidung treffen.

5 Tipps für ein Online Assessment Center

Während der Vorbereitung und Durchführung der beiden Assessment Center haben wir Vieles mitnehmen können. Die 5 wichtigsten Aspekte hier noch einmal zusammengefasst:

  1. Gute Vorbereitung ist die halbe Miete.
  2. Bei Änderungen des ursprünglichen Plans nicht den Kopf in den Sand stecken, sondern sich mit anderen (virtuell) zusammensetzen und überlegen, was es für alternative Möglichkeiten gibt.
  3. Kopfhörer am besten die Nacht vorher aufladen.
  4. Gute Internetverbindung ist für beide Seiten das A und O.
  5. Ausgeschlafen, mit guter Laune und Motivation in den Tag zu starten sorgt für die richtige Stimmung während des Assessment Centers.



Fazit

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der beiden Assessment Center haben die zwei Tage zu einem besonderen Highlight im Arbeitsalltag gemacht. Die Stimmung war an beiden Tagen hervorragend. Obwohl wir uns nur virtuell gesehen und gehört haben, konnten wir uns ein sehr gutes Bild von allen Bewerberinnen und Bewerbern machen, was uns die Entscheidung im Nachhinein enorm schwer gemacht hat. Letztlich haben wir uns nicht nur für zwei Personen entschieden, sondern auch noch eine zusätzliche Stelle geschaffen und besetzt.

Die beiden Tage waren ein voller Erfolg mit viel Spaß, ein bisschen Nervosität und Nervenkitzel, sowohl für die Bewerberinnen und Bewerber als auch für uns. Ich bin wahnsinnig dankbar, dass ich die Chance hatte, die beiden Online Assessment Center zu organisieren und durchzuführen. Die zwei erfolgreichen Tage und die super Leistung aller Teilnehmenden war der Beweis dafür, dass sich die investierte Zeit und Mühe mehr als gelohnt haben.